Buone prassi:De-materializzazione di atti sottoposti al controllo di regolarità amministrativo contabile*
OBIETTIVI
Il progetto persegue un triplice obiettivo: incrementare la cooperazione tra Uffici e Dipartimenti della Presidenza del Consiglio dei Ministri per lo snellimento delle procedure amministrative; ridurre i costi relativi alle procedure di pagamento; ridurre i tempi di pagamento e la qualità del lavoro, determinando, come effetto ulteriore, un beneficio a favore dell’impresa/cittadino beneficiario del pagamento
Tempestività, efficienza, efficacia e trasparenza sono, quindi, gli obiettivi da raggiungere. In tale ottica, l’implementazione di un progetto che consenta di ottenere benefici sia sul piano della diffusione di buone prassi che quantitativo, rappresenta un asset importante.
ATTORI
Dipartimento della Protezione civile, Dipartimento per le risorse strumentali, Ufficio del Segretario generale e Dipartimento per l’informazione e l’editoria sono gli attori chiamati a svolgere, ciascuno nel proprio ambito di competenza e in fase sperimentale, il compito di identificazione, analisi e inoltro degli atti in forma de-materializzata. Supporta il progetto anche l’ Ufficio per l’informatica e telematica, per il necessario apporto tecnico.
PRESENTAZIONE E AVVIO DEI LAVORI
Dopo l'analisi preliminare, la definizione e il test delle procedure, sono state organizzate riunioni di avvio del progetto presso l’UBRRAC, con successive riunioni separate per l’analisi delle problematiche connesse ai singoli Dipartimenti. E’ stato realizzato un vademecum delle procedure per standardizzare quanto più possibile le procedure eliminando la percentuale di errori e favorendo la collaborazione tra uffici. Sono stati svolti anche incontri formativi con il personale addetto all’inoltro e alla ricezione dei provvedimenti.
RISULTATI
Il progetto ha previsto il coinvolgimento in via sperimentale di diversi Dipartimenti e Uffici della Presidenza del Consiglio dei Ministri. I risultati sono stati raggiunti appieno con il Dipartimento della Protezione civile, che invia regolarmente tutti i documenti in forma de-materializzata, fatta eccezione per gli atti da sottoporre al visto di legittimità della Corte dei conti. Gli altri Uffici e Dipartimenti, entrati nel progetto successivamente, sono ancora in fase di sperimentazione; i risultati attesi sono riferibili, anche per le altre strutture, alla generazione di economie di scala, derivanti dall’utilizzo di medesime procedure e metodologie anche se con strumenti diversi.
La riduzione media ottenuta dei tempi di pagamento si attesta in 10 giorni lavorativi.
*progetto dell’Ufficio di Bilancio e per il Riscontro di Regolarità Amministrativo Contabile (UBRRAC) condiviso con altri Dipartimenti della Presidenza del Consiglio dei Ministri per l’eliminazione del cartaceo al fine di ottenere benefici quantitativi e qualitativi in termini di risparmio di costi e di tempi.
pagina pubblicata il 23 ottobre 2012
